Chuyển Calendly sang Xbiz Funnels (Hướng dẫn di chuyển)
Đây là hướng dẫn toàn diện về việc di chuyển các thành phần lập lịch và cuộc hẹn từ Calendly sang Xbiz Funnels. Mục tiêu là đảm bảo quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ, duy trì chức năng lập lịch và tự động hóa trong khi tận dụng các tính năng mở rộng của Xbiz Funnels.
QUAN TRỌNG: Hãy đảm bảo bạn di chuyển tất cả các thành phần sau khi di chuyển từ Calendly sang Xbiz Funnels.
1. Người dùng
2. Cấu hình lịch
3. Cài đặt tính khả dụng
4. Hội nghị truyền hình
5. Thu tiền
6. Lịch (Các loại sự kiện)
7. Quy trình làm việc (Tự động hóa)
Di chuyển người dùng
Calendly hỗ trợ nhiều người dùng trong một Tổ chức Calendly (có thể coi đây là cấp độ Cơ quan). Mỗi người dùng sẽ có tài khoản Calendly và trang Calendly riêng, cùng với các loại sự kiện mà bạn chỉ định cho tài khoản của họ.
Quản trị viên và Chủ sở hữu của các tổ chức Calendly có thể tải xuống danh sách các thành viên tổ chức trong tổ chức Calendly của họ, danh sách này hiển thị thông tin sau cho từng thành viên. Danh sách này sẽ giúp chúng tôi đảm bảo người dùng được thêm vào tài khoản phụ Xbiz Funnels.
Bước 1: Xuất danh sách Người dùng Calendly
Đăng nhập vào Calendly: Ở góc trên bên phải của bất kỳ trang Calendly nào, chọn Tài khoản > Người dùng. Chọn Xuất. Tệp CSV sẽ được tải xuống.
Bước 2: Thêm và chỉ định người dùng vào tài khoản phụ cấp cao
Đăng nhập vào Xbiz Funnels: Vào Cài đặt cơ quan > Nhóm. Xác minh người dùng trong Calendly đã được thêm và chỉ định vào Tài khoản phụ Xbiz Funnels.
Sử dụng + Thêm nhân viên để thêm người dùng còn thiếu. Sử dụng xuất lịch để xác định vai trò của người dùng.
Di chuyển cấu hình lịch
Calendly đồng bộ hóa lịch Google Calendar, Outlook và iCloud để đảm bảo các sự kiện được lên lịch dựa trên tình trạng sẵn sàng của người dùng. Xbiz Funnels cung cấp một tính năng tương tự để ngăn ngừa tình trạng đặt chỗ trùng lặp.
QUAN TRỌNG: Thực hiện các bước sau cho mỗi người dùng bạn đang di chuyển.
Bước 1: Ngắt kết nối Google Calendar khỏi Calendly
Truy cập Cài đặt đồng bộ hóa lịch: Trong Calendly, điều hướng đến Tài khoản > Đồng bộ hóa lịch.
Ngắt kết nối Lịch: Ngắt kết nối Google Lịch/Outlook Lịch khỏi Calendly.
Bước 2: Kết nối Google Calendar với Xbiz Funnels
Điều hướng đến Tích hợp: Trong Xbiz Funnels, hãy vào Cài đặt > Tích hợp.
Kết nối Google Calendar và Outlook: Chọn Google và làm theo lời nhắc để đăng nhập và kết nối lịch của bạn. Xbiz Funnels sẽ kiểm tra xung đột dựa trên tính khả dụng của bạn trong Google Calendar.
Thiết lập tùy chọn đồng bộ: Vào Lịch > Cài đặt lịch > Kết nối. Cấu hình xem bạn có muốn Xbiz Funnels đồng bộ hủy và các tùy chọn khác tương tự như những gì đã thiết lập trong Calendly không.
Bước 3: Kiểm tra sau khi di chuyển
Kiểm tra đồng bộ hóa lịch: Lên lịch sự kiện thử nghiệm trong Google và xác minh rằng sự kiện đó xuất hiện dưới dạng bị chặn trong Lịch cấp cao và mọi sự kiện bận rộn hiện có khác trong Lịch Google đều được tôn trọng trong Lịch cấp cao.
Di chuyển cài đặt khả dụng
Calendly cung cấp một số cài đặt lập lịch, bao gồm gia số thời gian, tính khả dụng và quản lý múi giờ. Các cài đặt này cần được sao chép trong Xbiz Funnels để duy trì tính nhất quán trong lập lịch.
Bước 1: Thiết lập lịch trình tài liệu
Xem lại các cài đặt hiện có: Trong Calendly, hãy ghi lại các cài đặt lịch trình hiện tại của bạn, bao gồm giờ khả dụng, thời gian đệm, thông báo tối thiểu, giới hạn hàng ngày và cài đặt hiển thị múi giờ.
Bước 2: Thiết lập lịch trình trong Xbiz Funnels
Cài đặt khả dụng: Trong Xbiz Funnels, hãy điều hướng đến cài đặt Khả dụng trong lịch cụ thể mà bạn đã tạo. Đặt giờ khả dụng, thời gian đệm và giới hạn hàng ngày theo cài đặt được ghi lại từ Calendly.
Cài đặt múi giờ: Đảm bảo múi giờ được cấu hình chính xác ở vị trí Xbiz Funnels và hồ sơ người dùng khớp với cài đặt hiển thị được sử dụng trong Calendly.
Bước 3: Kiểm tra sau khi di chuyển
Xác minh tính khả dụng: Kiểm tra lịch trong Xbiz Funnels để xác nhận rằng thời gian khả dụng trùng khớp với thời gian đã thiết lập trong Calendly và thời gian đệm cùng các hạn chế khác đã được áp dụng chính xác.
Cấu hình Hội nghị truyền hình
Calendly tích hợp với Zoom để tự động tạo liên kết cuộc họp cho các sự kiện đã lên lịch. Chức năng này có thể được sao chép trong Xbiz Funnels.
Bước 1: Ngắt kết nối Zoom khỏi Calendly
Truy cập Tích hợp: Trong Calendly, hãy vào Tích hợp > Thu phóng.
Ngắt kết nối Zoom: Làm theo các bước để ngắt kết nối tài khoản Zoom của bạn khỏi Calendly.
Bước 2: Kết nối Zoom với Xbiz Funnels
Điều hướng đến Tích hợp: Trong Xbiz Funnels, hãy vào Cài đặt > Lịch > Kết nối.
Kết nối Zoom: Chọn Zoom và đăng nhập vào tài khoản của bạn. Cho phép Xbiz Funnels truy cập vào tài khoản Zoom của bạn.
Đặt Zoom làm vị trí mặc định: Trong cài đặt lịch ở Xbiz Funnels, hãy đặt Zoom làm vị trí mặc định cho các cuộc hẹn của bạn nếu có thể.
Cấu hình Thu tiền
Tất cả các loại sự kiện trong Calendly đều hỗ trợ thanh toán. Các loại sự kiện cá nhân (một-một và nhóm) sẽ được kết nối với tài khoản Stripe của bạn và các loại sự kiện nhóm (vòng tròn và tập thể) sẽ được kết nối với tài khoản Stripe của chủ sở hữu Calendly. Hướng dẫn khách hàng tạo thêm các địa điểm để hỗ trợ kết nối nhiều tài khoản Stripe.
Bước 1: Ngắt kết nối Stripe khỏi Calendly
Đăng nhập vào Calendly: Để ngắt kết nối Stripe hoàn toàn khỏi tài khoản Calendly của bạn, hãy truy cập trang Tích hợp, chọn tùy chọn Stripe và nhấp vào Ngắt kết nối.
QUAN TRỌNG: Bất kỳ loại sự kiện nào chấp nhận thanh toán trong tài khoản Calendly của bạn sẽ MIỄN PHÍ sau khi Stripe bị ngắt kết nối.
Bước 2: Kết nối Stripe trong Xbiz Funnels
Đăng nhập vào Tài khoản phụ Xbiz Funnels: Trước tiên, hãy thêm cổng thanh toán từ tài khoản phụ của bạn bằng cách vào Tab Thanh toán > Tích hợp.
Bước 3: Kích hoạt Thu tiền trong Lịch
Di chuyển Lịch (Loại Sự kiện)
Trong Calendly, lịch được gọi là Loại sự kiện. Chúng được sử dụng để lên lịch họp, thu tiền thanh toán và thu thập thông tin bổ sung từ danh bạ. Trong Xbiz Funnels, chức năng tương tự đạt được thông qua hệ thống lên lịch cuộc hẹn của nó.
Bước 1: Các loại sự kiện tài liệu
Liệt kê các loại sự kiện: Trong Calendly, hãy xác định và ghi lại từng loại sự kiện bạn đã tạo, bao gồm tên, thời lượng, địa điểm và các cài đặt liên quan.
Lưu ý chi tiết: Bao gồm các thông tin chi tiết như thời gian đệm, thông báo tối thiểu, giới hạn hàng ngày và bất kỳ trường tùy chỉnh nào được sử dụng để thu thập thông tin bổ sung từ người được mời.
Bước 2: Tạo lại các loại sự kiện trong Xbiz Funnels
Truy cập Lịch trong Xbiz Funnels: Điều hướng đến Lịch > Cài đặt Lịch trong Xbiz Funnels.
Tạo loại cuộc hẹn mới: Chọn Tạo lịch mới để bắt đầu thiết lập loại cuộc hẹn mới.
Cấu hình Chi tiết cuộc hẹn: Đặt tên, thời lượng, địa điểm (Giờ cụ thể theo ngày) và các cài đặt khác như thời gian đệm, thông báo tối thiểu và giới hạn hàng ngày. Thêm thành viên nhóm vào Lịch. Điều này tương ứng với cài đặt Loại sự kiện trong Calendly.
Trường tùy chỉnh: Nếu loại sự kiện Calendly của bạn thu thập thêm thông tin (ví dụ: câu hỏi hoặc biểu mẫu), hãy nhấp vào đây để tìm hiểu cách tạo lại những thông tin này dưới dạng trường tùy chỉnh trong Biểu mẫu cấp cao.
Bước 3: Chia sẻ liên kết lên lịch
Tạo và chia sẻ liên kết: Sau khi thiết lập từng loại cuộc hẹn, hãy tạo liên kết lập lịch tương ứng trong Xbiz Funnels. Chia sẻ các liên kết này với nhóm của bạn hoặc nhúng chúng vào trang web và email của bạn, thay thế các liên kết Calendly cũ.
Bước 4: Kiểm tra sau khi di chuyển
Quy trình đặt lịch thử: Đảm bảo quy trình đặt lịch diễn ra như mong đợi bằng cách thực hiện đặt lịch thử qua liên kết cuộc hẹn Xbiz Funnels mới. Xác minh rằng tất cả các cài đặt (ví dụ: thời gian đệm, câu hỏi biểu mẫu, thông báo, liên kết Zoom) hoạt động chính xác.
Di chuyển quy trình làm việc (Tự động hóa)
Quy trình làm việc của Calendly tự động hóa các tác vụ như gửi email nhắc nhở hoặc tin nhắn theo dõi. Xbiz Funnels cung cấp khả năng tự động hóa tương tự thông qua tính năng Quy trình làm việc của mình.
Bước 1: Ghi lại quy trình làm việc hiện có
Xem lại quy trình làm việc trong Calendly: Từ trang chủ Calendly của bạn , chọn Quy trình làm việc từ bảng điều hướng ở phía bên trái. Ghi lại quy trình làm việc bạn đã thiết lập trong Calendly, bao gồm các kích hoạt (ví dụ: tạo sự kiện, hủy sự kiện) và hành động (ví dụ: gửi email, gửi SMS).
Bước 2: Tạo lại quy trình làm việc trong Xbiz Funnels
Truy cập quy trình công việc: Trong Xbiz Funnels, điều hướng đến Tự động hóa > Quy trình công việc.
Tạo quy trình làm việc mới: Chọn Tạo quy trình làm việc mới và thiết lập các điều kiện và hành động phù hợp với những điều kiện và hành động được ghi lại từ Calendly. Sử dụng các tùy chọn kích hoạt của Xbiz Funnels để bắt đầu quy trình làm việc dựa trên các sự kiện tương tự (ví dụ: cuộc hẹn đã đặt, cuộc hẹn đã hủy, cuộc hẹn không đến).
Tùy chỉnh tin nhắn: Tùy chỉnh mọi email hoặc tin nhắn SMS là một phần của quy trình làm việc bằng cách sử dụng các biến của Xbiz Funnels để cá nhân hóa.
Bước 3: Kiểm tra sau khi di chuyển
Kiểm tra thực hiện quy trình công việc: Tạo một cuộc hẹn kiểm tra và quan sát xem quy trình công việc có kích hoạt như mong đợi không. Đảm bảo rằng tin nhắn được gửi đúng thời điểm và đúng nội dung.
Di chuyển danh bạ
Trước khi chuyển đổi hoàn toàn, điều cần thiết là xuất dữ liệu cuộc hẹn từ Calendly, nơi lưu trữ thông tin liên hệ, để đảm bảo không có thông tin nào bị mất trong quá trình di chuyển.
Bước 1: Xuất chi tiết sự kiện
Lọc sự kiện trong Calendly: Trong Calendly, hãy lọc các sự kiện để hiển thị những sự kiện bạn cần xuất (ví dụ: 30 ngày qua, loại sự kiện cụ thể). Trên Trang chủ của bạn , hãy chọn Cuộc họp.
Xuất sang CSV: Ở góc trên bên phải của trang Sự kiện theo lịch trình, chọn Xuất để tải xuống thông tin chi tiết về sự kiện ở định dạng CSV. Tệp này sẽ bao gồm thông tin liên hệ của người được mời, loại sự kiện, ngày, địa điểm và nhiều thông tin khác.
Bước 2: Chuẩn bị dữ liệu CSV và nhập danh bạ vào Xbiz Funnels
Khắc phục sự cố nhập hàng loạt qua CSV
Những cân nhắc bổ sung về di cư
Đào tạo và Hỗ trợ
Đào tạo nội bộ: Cung cấp các buổi đào tạo cho các thành viên trong nhóm về cách sử dụng Xbiz Funnels, tập trung vào các tính năng khác với Calendly.
Truy cập hỗ trợ: Đảm bảo rằng nhóm của khách hàng biết cách truy cập các nguồn hỗ trợ của Xbiz Funnels cho bất kỳ câu hỏi nào liên quan đến lịch trình.
Di chuyển các ứng dụng khác
Calendly là một tính năng duy nhất: Có nhiều công cụ hơn trong ngăn xếp công nghệ của khách hàng không? Sử dụng hướng dẫn phần mềm của chúng tôi để giúp khách hàng di chuyển phần mềm khác.
